Với thời đại ngày nay, những nền tảng công nghệ mới liên tục ra đời để phục vụ cho nhu cầu giao tiếp, trao đổi thông tin. Các ứng dụng mà bạn đã quen thuộc như Zalo, Skype, Facebook Messenger, … có nhiều cải tiến và rất tiện dụng. Thế nên thế hệ trẻ đều ưa sử dụng các ứng dụng này.
Tuy vậy có một ứng dụng chưa bao giờ lỗi mốt, tích hợp các tính năng để trao đổi thông tin, gửi file tài liệu, … của tất cả ứng dụng cùng thời hay ra đời sau nó, bạn nhận ra chứ? Đó chính là email!! “Văn hóa e-mail” - Xây dựng hình ảnh cá nhân qua e-mail– cuốn sách giúp bạn tận dụng sức mạnh của thời đại số, tạo dựng hình ảnh cá nhân chuyên nghiệp và hạnh phúc!
Giới trẻ ngày nay quen dùng các phương tiện như mạng xã hội, bởi nó nhanh chóng và cũng là lựa chọn không tồi để lưu giữ thông tin. Có điều, tính chuyên nghiệp của những phương tiện này lại không đảm bảo. Nhất là khi bạn cần làm việc với các đối tác quan trọng, thì sự trao đổi qua email mới là thứ tạo cho chúng ta một ấn tượng đáng tin cậy.
Làm việc trong môi trường kinh doanh chuyên nghiệp, môi trường công sở, hay với các đối tác ở thương vụ lớn, tạo dựng hình ảnh cá nhân gần như đóng vai trò mấu chốt để mang lại thành công và sự thăng tiến cho bạn. Việc sử dụng email – công cụ mà tất cả các doanh nghiệp lớn đang sử dụng để trao đổi giữa nội bộ và bên ngoài – sẽ góp phần vào thành công đó, phần khá quan trọng đấy!
Tác dụng vượt trội của email
Muốn sử dụng email hiệu quả, từ đó tạo dựng thành công cho hình ảnh cá nhân mình, bạn cần “yêu” và hiểu thứ bạn đang dùng đã. Điều quan trọng nhất hẳn nhiên là bạn cần nắm được tác dụng của nó.
Chúng ta đều biết tốc độ nhanh chóng cũng như khả năng lưu trữ khối lượng thông tin khổng lồ của email. Tuy nhiên điều nó mang đến cho người dùng còn nhiều hơn thế. Cùng xem qua những lợi ích nổi trội của email nhé!
- Linh hoạt. Bạn dễ dàng chuyển tiếp
hay gởi hàng loạt bản sao của lá thư, kể cả việc đính kèm tài liệu vào thư cũng
không khó khăn gì. Khả năng lan tỏa và kết nối chính là tính cách của một người
chuyên nghiệp.
- Bạn có thể đính kèm mọi tập tin. Miễn là người nhận có đủ phần mềm để mở các tập tin, bạn có thể đính kèm bảng tính, báo cáo, hình ảnh, trò chơi hay một đoạn phim – hầu như là mọi thứ!
- Không bị xâm phạm. Bạn có quyền quyết định khi nào sẽ đọc thư và khi nào thì trả lời lại. Cái gọi là tự do cá nhân chính là đây!
- Có thể sắp xếp mức độ ưu tiên. Khi bạn mở hộp thư của mình vào buổi sáng, việc đầu tiên mà bạn làm là ưu tiên các e-mail có liên quan đến công việc trong ngày. Những công việc đơn giản hay khẩn cấp có thể được xử lý nhanh chóng trước khi tập trung vào các công việc nặng hơn hoặc không gấp. Sắp xếp Email giúp tư duy của bạn đánh giá được mức độ quan trọng của các việc khác nhau, đem đến khả năng cân bằng nội tâm. Tuyệt vời đấy chứ!
- Xem lại lịch sử cuộc trò chuyện. Đây là một tiện ích tuyệt vời, bạn có thể kéo xuống phía dưới để xem lại những thảo luận trước đó về chủ đề đang được bàn bạc. Những gì quan trọng không bao giờ mất đi.
Đó mới chỉ là vài lợi ích căn bản của email, tuy vậy đã không hề tầm thường. Bạn sẽ còn được khám phá ra vô vàn lợi ích của nó ở môi trường kinh doanh khi đọc cuốn sách này, nhờ thế biết tận dụng email một cách triệt để và thiết thực.
Email thiếu chuyên nghiệp là thế nào?
Có một sự thật là email vốn được tạo ra để phục vụ cho sự chuyên nghiệp, cho nên khi bạn dùng nó tùy tiện như công cụ chat, bạn đang khiến chính mình mất đi thái độ làm việc nghiêm túc và hiệu quả. Shirley Taylor tiết lộ cho chúng ta một điều rất thú vị: Cách để trở nên chuyên nghiệp hơn chính là cần biết thế nào là nghiệp dư. Hãy xem 10 biểu hiện của một email thiếu chuyên nghiệp, để cải thiện cách viết email của chính mình nhé.
Tiêu đề không
rõ ràng. Tiêu đề cần ngắn gọn (nhiều ứng dụng e-mail sẽ tự động ẩn bớt phần
tiêu đề quá dài) và cho biết tính chất nội dung của thư. Cuốn sách sẽ hướng dẫn
bạn cụ thể cách viết tiêu đề theo “chuẩn” smart.
Không có lời chào hoặc lời tạm biệt. Lá thư không có lời chào hoặc không có tên của người viết ở cuối thư thường khiến người đọc mất cảm tình. Xin hãy ghi nhớ những quy chuẩn đơn giản về “lễ nghi” chào hỏi và kết thúc thư.
Lời lẽ tùy tiện. Nhiều người dùng email sẽ phật ý nếu phải nhận một lá thư kể lể tùy tiện. Những lời phàn nàn thường gặp là: Không nói rõ trọng tâm của lá thư là gì; Các ý trong thư rời rạc, không logic; Không kiểm tra lỗi chính tả; Xem email như là một đoạn tán gẫu hơn là một văn bản súc tích.
Bên cạnh đó, cuốn sách còn chỉ ra cho bạn những điểm thiếu chuyên nghiệp quan trọng nữa như: Viết hoa, viết tắt lung tung; Lỗi ngữ pháp, chính tả, dấu câu; Hình thứ xấu xí; Nội dung mơ hồ; Giọng điệu không thân thiện; “Cc” cho tất cả...
4. Viết hoa, viết tắt lung tung
Một lá thư cẩu thả thường bị người viết VIẾT HOA toàn bộ hay sử dụng các từ viết tắt vô tội vạ. Trong e-mail, việc sử dụng các ký tự in hoa đồng nghĩa với LA HÉT! Điều này bị cho là thô lỗ. Việc viết hoa cả tiêu đề cũng không phải là nên làm. Một số người thậm chí chẳng buồn sử dụng bất kỳ ký tự viết hoa nào, điều này cũng khiến người đọc khó chịu.
5. Lỗi ngữ pháp, chính tả và dấu câu
Cách nhanh nhất để làm giảm sự tín nhiệm của người khác dành cho bạn là gởi đi một bức thư mà không kiểm tra lỗi chính tả. Hãy nhớ rằng, lá thư của bạn sẽ tạo ấn tượng về tổ chức/công ty của bạn và chính bạn trong mắt người nhận. Vì thế, hãy đảm bảo bạn sẽ tạo ấn tượng tốt bằng cách chuyên tâm khi viết e-mail giống như khi bạn viết một lá thư trang trọng. Shirley sẽ mách bạn những chỉ dẫn để mài dũa kỹ năng ngữ pháp ở cuốn sách này.
6. Hình thức xấu xí
Nếu viết một bức thư quá dài mà không chia đoạn và không để khoảng cách giữa các đoạn hoặc khoảng cách quá nhỏ thì lá thư của bạn sẽ khó đọc hơn. Việc này biểu thị thái độ thiếu tôn trọng thời gian cũng như làm giảm sự cảm thông của người đọc. Nó sẽ ảnh hưởng đến uy tín của bạn.
7. Nội dung mơ hồ
Nhiều người phàn nàn rằng đôi khi họ đọc một bức thư mà không biết phải làm gì sau đó, do người viết kể lể dông dài mà quên đi trọng tâm. Những lá thư như vậy thường không gặt hái được mục đích gì.
8. Giọng điệu không thân thiện
Nhiều người gặp rắc rối vì họ thường gõ ra những gì họ nghĩ trong đầu mà không biết rằng người đọc có thể suy diễn sai về giọng điệu câu văn, từ đó hiểu sai cảm xúc của người viết, và dẫn đến những hiểu lầm tai hại. Hãy nhớ rằng người đọc có thể phật ý nếu giọng điệu của bạn không phù hợp. Cuốn sách sẽ chỉ cho bạn những cách viết email trang nhã và dễ tạo cảm tình.
9. “Cc” cho tất cả mọi người
Một sai lầm nghiêm trọng thường gặp với người sử dụng e-mail là họ “cc” đi khắp nơi hoặc chuyển tiếp những nội dung dài dòng mà người nhận có thể không cần đến. Hãy gởi nó cho những người cần biết, chứ không phải cho tất cả những người bạn biết!
10. Viết câu trả lời không đúng vị trí
Một điều phiền hà khác là khi một người hồi âm e-mail của bạn lại viết câu trả lời ở phía dưới thư của bạn thay vì nằm phía trên. Vì thế, khi mở e-mail phản hồi ra, bạn chỉ thấy đoạn thư của mình ở trên. Phản ứng đầu tiên là bạn sẽ thấy bối rối vkhông biết câu trả lời của người kia ở đâu, sau đó bạn phải xem lại toàn bộ thư để tìm phần phản hồi của họ. Hãy chỉnh lại ở phần cài đặt mặc định để thông điệp của bạn nằm phía trên cùng khi bạn nhấn vào nút “Trả lời”.
Nói chung, viết một content (nội dung) – email là bạn đang kiến tạo nên một phần tính cách của mình và thể hiện nó ra với thế giới. Nó góp phần tạo nên cuộc đời thật của bạn. Cuốn sách này sẽ giúp bạn cải thiện một bước dài trong khả năng viết email, cũng như tự tin hơn khi giao tiếp với thế giới chuyên nghiệp.
Khi “Chuyên nghiệp” là lựa chọn sống, bạn sẽ tự tin với cuộc đời
Nếu cái bắt tay hay ánh mắt khi giao tiếp có thể gây một ấn tượng mạnh mẽ về bạn và tổ chức của bạn trong mắt người khác, thì cách bạn làm việc với e-mail cũng vậy. Cho dù bạn đang viết một lá thư cảm ơn, biên bản cuộc họp, một hợp đồng hay bài giới thiệu bán hàng thì những gì bạn viết đều ảnh hưởng đến cách mà người khác nghĩ về bạn, cũng như ảnh hưởng đến hình ảnh tổ chức của bạn.
Một e-mail được soạn thảo tốt sẽ mang tính chuyên nghiệp, khiến người khác cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với bạn và muốn làm việc với bạn hơn. Ngoài ra, nó còn giúp bạn đạt được kết quả mà bạn mong muốn.
Chọn
quyển sách “Văn hóa email” này có nghĩa
là bạn muốn những gì bạn viết trong e-mail sẽ giúp ích cho bạn chứ không phải
gây cản trở; bạn muốn tăng cường uy tín của mình như một người cẩn trọng trong
giao tiếp, sử dụng e-mail có suy tính; bạn cũng quan tâm đến việc sử dụng
e-mail để thể hiện hình ảnh của bạn và công ty một cách tích cực nhất. Tôi mong
bạn sẽ thực hành theo các chỉ dẫn mà tôi đã chia sẻ trong quyển sách này, và
thấy chúng thật hữu ích (Shirley Taylor).
“Văn hóa email” của tác giả Shirley Taylor – tác giả đến từ Anh Quốc, đã xuất bản 12 cuốn sách best seller và được coi như một tác giả hàng đầu về kỹ năng viết “tất tật” các thể loại văn bản liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, bao gồm cả email. Shirley Taylor còn là một diễn giả chuyên nghiệp, bà đã làm công việc giáo dục, truyền cảm hứng, đào tạo các khóa học hơn 20 năm ở khắp các nước trên thế giới. “Văn hóa email” được viết một cách dễ đọc, dễ hiểu, giản dị và sát thực tiễn, hứa hẹn cung cấp những công cụ thiết yếu giúp bạn làm việc hiệu quả và thành công hơn. Sách có nhiều hình minh họa để nhấn mạnh các nội dung quan trọng vì tác giả và các chuyên gia tin rằng việc học sẽ thú vị hơn nếu có thêm chút vui vẻ, hài hước. Sách do Saigon Books mua bản quyền và phát hành năm 2020.
